Ondersteunen van een kerngroep bij het uitvoeren van een benchmark door het voorbereiden en begeleiden van diverse bijeenkomsten.

Situatie

De districtshoofden van een grote uitvoeringsorganisatie willen van elkaar leren door hun districten met elkaar te benchmarken. Ze zijn aan de slag gegaan met een kerngroep, maar merken dat veel gegevens ontbreken en dat hun afdelingshoofden vrezen dat dit traject de voorbode is van een bezuinigingsoperatie.

Vraag

Ondersteun de kerngroep bij de uitvoer van de benchmark zodat het een leerzame ervaring wordt en leidt tot concrete verbeteringen

Aanpak

De kerngroep start met een kick-off bijeenkomst om het doel en de aanpak van de benchmark definitief vast te stellen. Daarna wordt de kerngroep uitgedaagd om te bepalen welke gegevens het allerbelangrijkst zijn voor de benchmark, met een onderscheid naar de verschillende type afdelingen. Vervolgens worden er bijeenkomsten georganiseerd met de afdelingshoofden. Bij de start licht een kerngroeplid het doel van het traject toe. De afdelingshoofden hebben de gegevens verzameld en tijdens de bijeenkomsten worden de verschillen verkend. Al snel blijkt dat vergelijkingen vaak mank gaan.

Vanwege de complexiteit wordt besloten verder te werken in duo´s van districtshoofden en afdelingshoofden: zij spreken alle betrokken afdelingshoofden en doen analyses. Via open-space bijeenkomsten en snelkook sessies blijven de afdelingshoofden en districtshoofden betrokken bij alle bevindingen en de leerpunten.

Resultaat

Alle districtshoofden en teamleiders zijn nauw betrokken bij de benchmark en ze leren veel van elkaar. Al snel gaan aanpalende districten samenwerken om capaciteitsproblemen over en weer op te vangen. Bovendien ontdekken de districtshoofden goede oplossingen voor organisatie brede problemen. Ze betrekken hun bazen en de directie om ook deze veranderingen te realiseren.

Rol

Deze opdracht begeleidde ik in teamverband vanuit een vorige werkgever. Wij ondersteunen het kernteam in de vormgeving en bijstelling van het proces. Voor veel bijeenkomsten verzorgden wij de voorbereiding en de procesbegeleiding. Bovendien dachten we mee over het creëren van draagvlak voor de organisatiebrede oplossingen.