Aanbevelingen doen voor een afdeling die genoeg heeft van alle veranderingen, terwijl er nog een hoop moet gebeuren.

Situatie

Een cluster binnen een gemeentelijke zorginstelling wordt geconfronteerd met veel veranderingen, zowel intern als extern. Het management ervaart zelf een overbelasting en merkt dat de medewerkers toe zijn aan rust, terwijl de dynamiek in de omgeving onverminderd voortgaat.

Vraag

Onderzoek de oorzaken van de problemen binnen het cluster en draag oplossingen aan, waarmee het management zelf verder kan.

Aanpak

Om inzicht te krijgen in de oorzaken van de problemen worden er gesprekken gevoerd met alle managers en een aantal artsen, verpleegkundigen, assistenten en staffunctionarissen. Tijdens deze vertrouwelijke gesprekken dient het ‘7S model’ als kader, om te borgen dat zowel de ‘harde’ als de ‘zachte’ kant van de organisatie aan de orde komt. Daarnaast zijn er gesprekken met klanten en externe partners om te horen hoe de zorg en de samenwerking wordt beoordeeld. Tijdens deze interviewronde blijft er afstemming met het clusterhoofd en de directie en met hen wordt de tussenrapportage over de oorzaken besproken. Daarna wordt deze ook besproken met de managers.

Nu er een gedeeld beeld bestaat over de oorzaken, kunnen de oplossingen worden geformuleerd. Ook dat gebeurt in samenspraak. Een aantal oplossingen heeft vergaande gevolgen, maar door de open sfeer die binnen het onderzoek bestaat, kunnen ook de betrokken personen zich er goed vinden.

Resultaat

Er bleek een aantal problemen te bestaan die veel aandacht en energie vergden binnen het cluster. Door hier korte tijd flink veel aandacht te zetten, konden deze problemen worden opgelost. Daarna kwam er weer ruimte voor management en medewerkers om aan de slag te gaan met alle nieuwe uitdagingen.

Rol

Deze opdracht deed ik samen met collega´s vanuit een vorige werkgever. Wij voerden de interviews met alle betrokken personen, hadden diverse gesprekken met directie en clusterhoofd en zorgden voor draagvlak voor de conclusies en aanbevelingen uit onze rapportage, zodat het niet in de la verdween, maar als routekaart gebruikt kon worden.